Regały archiwalne — na co zwrócić uwagę przy zakupie?
Regały archiwalne jak sama nazwa wskazuje, służą do archiwizowania dokumentacji. Są to konstrukcje przeznaczone do przechowywania akt w teczkach i segregatorach. Regały to podstawowe wyposażenie archiwum zakładowego i każdego przedsiębiorstwa, w którym przetwarzane są spore ilości dokumentów z obowiązkiem ich archiwizacji. Wybierając regał, warto zwrócić uwagę między innymi na jakość wykonania oraz nośność.
Jakie regały archiwalne wybrać?
Najczęściej wybieranymi regałami do archiwum są regały metalowe wykonane z profilów stalowych cynkowanych i malowanych proszkowo. Są to konstrukcje niepodatne na korodowanie, a więc nie ma ryzyka, że ogniska rdzy wpłyną na nośność i stabilność konstrukcji. Regały archiwalne wykonywane są na wymiar, dzięki czemu można maksymalnie wykorzystać potencjał dostępnego miejsca. Co więcej, regały archiwalne na regalsystem.pl dostępne są w dwóch wariantach – mowa o regałach wolnostojących i regałach przesuwnych.
Regały wolnostojące to regały jednostronne i dwustronne z dodatkowym wyposażeniem, takim jak obustronne ograniczniki czy też zabezpieczenia przed staczaniem. Otwarta konstrukcja umożliwia szybkie podglądnięcie zawartości poszczególnych półek i sprawne odnajdywanie potrzebnej dokumentacji, co pozostaje nie bez wpływu na wydajność prac. Regały wolnostojące powinny być montowane w specjalnie wydzielonym pomieszczeniu z przeznaczeniem na archiwum. Wart zaznaczenia jest fakt, że przestrzeń musi być na tyle duża, aby poruszanie się pomiędzy regałami było wygodne
Alternatywnym rozwiązaniem są regały przesuwne – są to klasyczne regały archiwalne zamontowane na wózkach jezdnych poruszających się po szynach. Regały przesuwne umieszczane są bardzo blisko siebie i zajmują zdecydowanie mniej miejsca niż regały wolnostojące – w tym przypadku nie ma konieczności wydzielania miejsca na przejścia i korytarze, ponieważ użytkownik musi jedynie wysunąć odpowiedni segment zawierający dokumenty, których potrzebuje. Dostępne są regały przesuwne z napędem ręcznym na korbkę oraz z napędem elektrycznym. Atutem regałów przesuwnych są dodatkowe zabezpieczenia chroniące przed niepowołanym dostępem, a więc takie regały mogą być montowane także w przestrzeni biurowej, bez konieczności wydzielania odrębnego pomieszczenia na archiwum. Regały przesuwne dobrze izolują od kurzu, wilgoci i czynników zewnętrznych, co wpływa na jakość dokumentów i ich trwałość.
Najważniejsze parametry regałów archiwalnych
Wybierając regały archiwalne, należy wziąć pod uwagę nośność – półki powinny być dopasowane do obciążeń, jakim będą poddawane, czyli do ilości przechowywanej dokumentacji w teczkach i segregatorach. Co więcej, możliwe jest zaprojektowanie dowolnej liczby półek oraz dopasowanie ich głębokości. Ponadto regały projektowane są na wymiar – różna może być ich szerokość i wysokość.
Jak wspomniano wcześniej, w przypadku regałów kluczowa jest jakość i solidność wykonania, a w tym kontekście regały metalowe nie mają sobie równych. Są to konstrukcie niepodatne na uszkodzenia mechaniczne oraz szkodliwe warunki, a także zachowujące nienaganny wygląd pomimo upływu lat i intensywnej eksploatacji. Poszczególne moduły można rozbudowywać, a więc jest to elastyczne rozwiązanie, idealnie dopasowujące się do dynamicznie zmieniających się potrzeb firmy. Regały archiwalne projektowane są z uwzględnieniem zasad archiwizacji dokumentów i spełniają wszystkie wymogi dotyczące ochrony danych osobowych. Ciekawym rozwiązaniem są regały jezdne, które znacząco ułatwiają transport dokumentacji w obrębie zakładu pracy.
