Celem każdego przedsiębiorcy jest rozwój firmy. A ten w chwili obecnej nieodłącznie wiąże się z obecnością w Internecie. Pozyskiwanie Klientów w sieci stało się równie ważne jak zdobywanie ich tradycyjnymi „kanałami”.
Internet daje przedsiębiorcom jeszcze inne możliwości. Jedną z nich jest korzystanie z księgowości online. To rozwiązanie od pewnego czasu cieszy się stale rosnącą popularnością. Czy rzeczywiście jest warte uwagi?
Kto może skorzystać z księgowości online?
Omawiane rozwiązanie dedykowane jest głównie małym i średnim firmom. Najczęściej są to podmioty, które prowadzą księgowość w formie KPiR (Księgi Przychodów i Rozchodów). To, czy dany przedsiębiorca jest tzw. „vatowcem” nie ma w tym przypadku żadnego znaczenia. Dlaczego tylko małe i średnie przedsiębiorstwa? Ponieważ w przypadku większych podmiotów bardziej opłacalne jest zatrudnienie własnego księgowego lub nawet utworzenie działu zajmującego się księgowością. Małe i średnie firmy raczej nie mogą sobie na to pozwolić i muszą szukać bardziej ekonomicznych rozwiązań, które jednocześnie zagwarantują rzetelność prowadzenia dokumentacji.
Zasada działania
Już sama nazwa, księgowość internetowa, wskazuje na charakter usługi. Otóż opiera się ona na zdalnej współpracy z biurem rachunkowym. Jednakże może mieć różnoraki charakter. Czasem otrzymujemy po prostu dostęp do specjalnej platformy online, na której powinniśmy wprowadzić wszystkie dokumenty zakupu i sprzedaży z danego miesiąca. W innych rozwiązaniach dokumenty te możemy przekazać w formie skanów wysłanych mailem. Jest jeszcze trzecie rozwiązanie, a mianowicie import wszystkich dokumentów bezpośrednio z programu fakturującego. W każdym razie przekazanie informacji odbywa się drogą elektroniczną, co jest w dużej mierze ułatwieniem dla przedsiębiorcy i generuje oszczędność czasu.
Dużym atutem korzystania z tego typu platformy jest dostęp do wszystkich dokumentów 24 godziny na dobę. Wystarczy komputer lub urządzenie mobilne z dostępem do Internetu.
No dobrze, ale co tak naprawdę dzieje się z dokumentami, które przesyłamy w formie skanów lub wprowadzamy bezpośrednio do systemu. W zależności od wybranego rozwiązania dokumenty te są automatycznie przetwarzane przez system lub wcześniej dodatkowo sprawdzane oraz zatwierdzane przez księgowego. Na podstawie dokumentów zakupu i sprzedaży generowane są deklaracje takie jak PIT-5, VAT-7 czy ZUS DRA. Deklaracje te są oczywiście udostępniane na platformie online. Wygenerowane dokumenty są w sposób automatyczny przesyłane do odpowiednich urzędów. To sprawia, że nie musimy już tracić czasu w kolejkach.
Jak widzimy wiele procesów jest w tym przypadku w pełni zautomatyzowanych. Dzięki temu zarówno przedsiębiorca jak i biuro rachunkowe generują oszczędność czasu. A to z kolei przekłada się na cenę końcową obsługi księgowej.
Poziom bezpieczeństwa
Wielu przedsiębiorców z pewną rezerwą podchodzi do możliwości korzystania z narzędzi online. Szczególnie jeśli za ich pośrednictwem przesyłane są tak ważne dokumenty. Warto jednak zaznaczyć, że księgowość internetowa jest, z wielu względów, rozwiązaniem bardzo bezpiecznym. Jeśli chodzi o przesyłanie informacji (faktury, deklaracje), to w znacznej większości przypadków odbywa się to poprzez połączenie szyfrowane. Dzięki temu możemy mieć pewność, że newralgiczne dane nie dostaną się w niepowołane ręce.
Ale jest także druga strona medalu. Samo przechowywanie faktur i deklaracji w formie elektronicznej jest bardzo dobrym i bezpiecznym rozwiązaniem. Pamiętajmy, że dokumenty w formie papierowej mogą ulec zniszczeniu. Może to być wynikiem pożaru, zalania lub innego zdarzenia losowego. W takim wypadku odtworzenie całości dokumentacji jest czasochłonne. W przypadku księgowości internetowej wszystkie dane są zapisane w formie elektronicznej. Dodatkowo Użytkownik często ma także możliwość zapisania poszczególnych dokumentów na niezależnym nośniku. Dzięki temu przywrócenie całej dokumentacji księgowej jest tak naprawdę banalnie proste.
Czy warto wybrać księgowość internetową? Z pewnością będzie to doskonałe rozwiązanie dla wielu przedsiębiorców. Ekonomia, wygoda i bezpieczeństwo to główne powody, dla których omawiane rozwiązanie jest lepsze od usług tradycyjnego biura rachunkowego.
