Jednym z największych problemów współczesnych przedsiębiorstw w ostatnich czasach stała się utrata danych. Jak się przed nimi uchronić? Co robić, aby zapobiec wielotysięcznym stratom? Jak zabezpieczać pliki aby ich nie stracić? Krokiem w stronę bezpiecznej firmy okazuje się być elektroniczna archiwizacja dokumentów.
Nowoczesne technologie zdominowały na tyle świat, że dziś już rzadko kto potrafi się bez nich obejść. Informatyzacja szturmem wkroczyła w instytucje, firmy i przedsiębiorstwa, ułatwiając nam tym samym sprawne zarządzanie nimi. Technologie informatyczne stały się wszechobecne. W firmach, w których komputer jest nieodłącznym elementem pracy pojawia się jednak ryzyko utraty danych. Szczególnie jeśli przechowujemy na nim dane cenne i potrzebne dla właściwego funkcjonowania organizacji.
(Nie)bezpieczne dane
Utrata danych to nie tylko ryzyko poniesienia gigantycznych kosztów, ale także paraliż działalności firmy. Jak pokazują najnowsze badania stale rośnie liczba przypadków utraty zasobów dokumentów związanych z posiadaniem niewłaściwego oprogramowania bądź złośliwego wirusa. Człowiek także nie jest tutaj bez winy. To właśnie on przyczynia się najczęściej to utraty cennych informacji. Z badań wynika, że aż 40% wśród najczęstszych przyczyn utraty danych wynika właśnie z błędu ludzkiego.
Ratunek z zewnątrz
Archiwizacja dokumentów to dziś niezbędny element administracyjnego zaplecza każdej firmy. Jeśli wcześniej nie zadbamy o odpowiednie zabezpieczenie informacji bądź wykonanie kopii dokumentów możemy sporo stracić. Dane na komputerach firmowych to w wielu przypadkach najcenniejszy zasób informacji jakim dysponują przedsiębiorstwa, firmy i instytucje. Dlatego powinno się je odpowiednio chronić i wcześniej zabezpieczać. By nie stracić wszystkich danych i ważnych plików warto je archiwizować. Dokumenty zapisywane są bowiem na serwerze zewnętrznym i nawet jeśli sprzęt komputerowy ulegnie awarii, dane zostaną zachowane-czyli będą bezpieczne. Takie elektroniczne archiwum tworzone jest automatycznie i pozwala w szybki i sprawny sposób odszukać odpowiednie informacje.
Zastój w działalności firmy, jaki powoduje utrata informacji bez wątpienia może narazić ją na wysokie koszty. Elektroniczna archiwizacja dokumentów to krok w stronę bezpiecznej i nowoczesnej firmy. Nie tylko chroni przed utratą danych ale także przed związanymi z tym konsekwencjami finansowymi czy prawnymi -Archiwizacja pozwala zapobiec ryzyku całkowitego utracenia dokumentów. Dzięki takim rozwiązaniom można minimalizować straty i zapewnić ciągłość działania firmy- mówi Dorota Szajek, reprezentująca firmę PrimeSoft Polska specjalizującej się m.in w rozwiązaniach archiwizacyjnych dla firm. Archiwizacja dokumentów pozwala bezpiecznie zachować wszystkie informacje i dokumenty.
Coraz więcej przedsiębiorstw korzysta z usług firm, które świadczą kompleksowe rozwiązania oraz profesjonalną współpracę w zakresie optymalizacji procesów zarządzania dokumentacją oraz implementacji systemów obiegu i archiwizacji dokumentów. -Korzyści z wdrożenia elektronicznej archiwizacji dokumentów, jest znacznie więcej. Nie tylko minimalizujemy ryzyko utracenia danych, ale co ważne znacznie skracamy czas chociażby odszukiwania dokumentów i zmniejszamy koszty zużycia papieru. - dodaje Dorota Szajek. Co ważne systemy takie oprócz archiwizacji umożliwiają dostęp do dokumentów tylko osobom upoważnionym, chroniąc je w ten sposób podwójnie.
Elektroniczne archiwum w przedsiębiorstwie to solidne zaplecze dla bezpiecznej działalności firmy. Warto wcześniej pomyśleć o ochronie firmowych danych i wdrożeniu takiego systemu. Bez wątpienia jest to inwestycja, która w przyszłości pozwoli uniknąć przykrych konsekwencji. Na wprowadzeniu takich rozwiązań nie warto oszczędzać.
red. Klaudia Cichocka
