Możliwe jest, abyśmy pracowali efektywniej? Żyjemy w takich czasach, w których wykonywanie wielu zadań – tzw. multitasking jest cechą pożądaną. Jak odpowiednio planować swoją pracę?
W wielu ogłoszeniach o pracę, na portalach, np. Pracuj.pl w wymaganiach pracodawcy znajduje się, wspomniany wcześniej, multitasking czy choćby umiejętne organizowanie i planowanie czasu pracy. Coraz częściej bierzemy jeszcze większą liczbę obowiązków, a czasu mamy tak mało. Nie posiadamy do końca dobrze opracowanego planu pracy, strategii działania. Co proponujemy? Zapisywanie wszystkiego, co musimy wykonać. Dzięki temu wypracujemy sobie system, dzięki któremu osiągniemy wyznaczone cele.
Od czego zacząć planowanie pracy?
Planowanie pracy wcale nie jest taką prosta sprawą, jak mogłoby się nam wydawać. Warto zdać sobie sprawę, że tej czynności należy się nauczyć. Na początku może ona niektórym sprawić nieco problemów, ale nie należy się poddawać! Podpowiadamy, jak skutecznie zaplanować swoją pracę.
- Pamiętaj o metodzie małych kroków. Warto rozpocząć planowanie z dnia na dzień lub też tego samego dnia przed przystąpieniem do pracy. Podziel swój kalendarz w taki sposób, abyś mogła swobodnie stworzyć w nim listę zadań (pilnych i dodatkowych) do wykonania. Koniecznie zapisuj wszystko, co musisz danego dnia wykonać, pamiętając, aby zacząć od tego, co jest najważniejsze i najpilniejsze. Jeżeli wszystko to, co sobie zaplanowałyśmy zostanie wykonane, a mamy jeszcze wystarczająco sił – możemy przystąpić do zadań dodatkowych. Ważne, aby każdą wykonaną czynność wykreślić ze swojej listy – podziała to na nas motywująco, ponieważ zobaczymy, ile już zdążyłyśmy zrobić.
- Jeżeli zadanie, jakie mamy przed sobą jest bardziej złożone – warto wypisać sobie jego etapy realizacji. Po co mamy to robić? Dzięki temu niczego nie pominiemy, ale również będziemy miały świadomość, ile jeszcze pracy nas czeka.
Jak planować pracę – offline czy online?
Tak naprawdę nie ma na to reguły. Każdy planuje według własnego uznania. Niektórzy zakładają specjalne planery, zeszyty, kalendarze, inni – preferują zapisywać wszystko w aplikacjach , w notatniku w swoim komputerze. Co my proponujemy? Warto wypróbować każdej z metod i zobaczyć, która z nich okaże się dla nas najlepsza i najwygodniejsza. Na pewno każda znajdzie swój sposób na planowanie pracy.
Planowanie pracy musi dobrze wyglądać
Dosyć często można spotkać się z przekonaniem do tzw. bullet journaling. To nic innego jak przywiązywanie wagi do tego, jak prezentują się nasze notatki. Czy użyto do ich sporządzenia kolorowych zakreślaczy, czy informacje zostały uporządkowane, wyselekcjonowane, w przypadku notatek odręcznych – czy pismo jest czytelne i przejrzyste. Każdy stworzony plan jest dobry: czy za pomocą listy czy właśnie przy użyciu kolorowych flamastrów. Przyjmuje się jednak, że notatki, które są wykonane przy użyciu drobnych rysunków, wykresów, schematów, a do tego wyodrębnione kolorem – są po prostu szybciej przyswajane.
Planowania pracy z sukcesem
Wiadomo, że na początku osoby, które chcą wprowadzić zmiany w planowaniu pracy, popełniają błędy. To powoduje, że szybko się do tego zniechęcają. Aby planowanie pracy przyniosło oczekiwany skutek należy przestrzegać kilku błędów.
- Nie możemy planować pracy co do minuty. Należy brać pod uwagę czas odpoczynku, nagły spadek energii czy niezapowiedziane odwiedziny. Jesteśmy tylko ludźmi i musimy liczyć się z niespodziewanymi sytuacjami.
- Planowanie pracy z dużym wyprzedzeniem, np. miesięcznym – nie jest dobrym pomysłem. Nieoczekiwanie jedna zmiana może spowodować, że nasz plan nagle stanie się nieaktualny. Warto skupić się na najbliższym czasie, najbliższych dniach.
