Zagracone i duszne biura odchodzą do lamusa. Teraz przypominają one raczej perfekcyjnie zaprojektowany mechanizm. Wszystko na swoim miejscu, zawsze pod ręką, bez bałaganu. Którym wynalazkom i pomysłom zawdzięczamy tę rewolucję?
Dziel i współpracuj
Jak to zwykle bywa sukces – czyli w tym przypadku sprawnie działające firmy – ma wielu ojców. Sprawna praca to przede wszystkim efekt dobrej organizacji – chodzi tu zarówno o podział zadań jak i kolejność oraz sposób ich wykonania. To dlatego tak wcześnie, bo jeszcze w społeczeństwach prehistorycznych, pojawił się podział pracy. W skrócie, polega on na tym, że każdy robi, to co potrafi najlepiej. Dzięki temu staje się w danej dziedzinie specjalistą, dobrze wykonującym powierzone zadania.
Kluczowym, choć często pomijanym, elementem jest sprawny przepływ informacji między pracownikami. Specjalizacja pracowników nie może przecież oznaczać ich wzajemnej izolacji. Umiejętność negocjacji pozwala pracownikom na wypracowanie zasad współpracy i określenie wspólnych celów. Pracodawcy często oferują zatrudnionym kursy podnoszące kompetencje interpersonalne. Dobra komunikacja ułatwia współpracę i przekłada się na zwiększenie efektywności pracowników.
Klik i wszystko pod kontrolą!
Swoje trzy grosze do biurowego zarządzania dorzuciła także technologia. Trzy grosze to mało powiedziane. Technika dosłownie zrewolucjonizowała sposób w jaki pracujemy. Komputer z dostępem do internetu nikogo już nie zachwyca, to podstawa podstaw. Istotne jest oprogramowanie jakie on zawiera. Poszczególne branże korzystają z różnych programów ułatwiających pracę. Czego innego potrzebuje pracownik biura podróży, a czego innego analityk finansowy. Rosnące wymagania użytkowników napędzają sektor IT, który regularnie przedstawia swoje kolejne rozwiązania. Nową biurową rewolucję wprowadza elektroniczny obieg dokumentów: V-Desk – innowacyjny system, który cieszy się coraz większą popularnością. Elektroniczny obieg polega z grubsza na tym, że dokument papierowy jest skanowany i dalej funkcjonuje już jako dokument elektroniczny, natomiast papier trafia do archiwum. Wprowadzony do wirtualnego świata, krąży po biurkach pracowników upoważnionych do jego oglądania. Na jednym wirtualnym dokumencie może pracować jednocześnie paru pracowników, co pozytywnie wpływa na efektywność i tempo pracy. System wspiera także kadrę zarządzającą: jednym ruchem można sprawdzić na czyim wirtualnym biurku znajduje się poszukiwany dokument a także, jaka była wydajność danego pracownika, np. w ostatnim miesiącu. Dariusz Jarczyński z firmy PrimeSoft Polska, oferującej system V-Desk, zauważa, że elektroniczny obieg dokumentów łączy w sobie dwie cechy pożądane przy pracy z papierami – porządek i bezpieczeństwo – Wirtualny dokument łatwo schować i odnaleźć jednym kliknięciem. Nie sposób go zgubić, czy mechanicznie zniszczyć, np. przez zalanie kawą – tłumaczy Jarczyński.
Przypnij, przypomnij
Rynek oferuje także wiele praktycznych biurowych gadżetów. Na co dzień nie poświęcamy im uwagi – choć zawdzięczamy im bardzo dużo. Wszelkie segregatory, teczki, składane półeczki pomagają zaprowadzić porządek i okiełznać nadmiar papierów. Z odsieczą dla roztargnionych przychodzą także spinacze (nie zgubimy ważnych kartek), zakreślacze (od razu wiemy, co jest ważne) oraz stickery, czyli małe karteczki do przyklejenia np. na monitorze komputera (i już nic nie wywietrzeje nam z pamięci) Nie zapominajmy też o … samodyscyplinie. W końcu utrzymanie porządku na biurku i twardym dysku jest wykonalne. Mając na podorędziu wsparcie ze strony technologii, psychologii i akcesoriów na pewno wygramy bitwę o biurowy porządek.
