KSeF – sprawdź, czy musisz złożyć zawiadomienie ZAW-FA

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Obornikach przypomina o zasadach składania zawiadomienia ZAW-FA.

⦁    Spółki kapitałowe, jednostki samorządu terytorialnego, fundacje, stowarzyszenia, spółdzielnie oraz inne podmioty niebędące osobami fizycznymi, aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), powinny złożyć zawiadomienie ZAW-FA.
⦁    Dokument ten jest niezbędny do tego, by móc wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane w KSeF.
⦁    Obowiązek ten nie dotyczy podmiotów posiadających kwalifikowaną pieczęć elektroniczną lub kwalifikowany podpis elektroniczny.
Formularz ZAW-FA to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest on niezbędny dla podmiotów, które nie są osobami fizycznymi i nie mają możliwości uwierzytelnić się w systemie elektronicznie (np. spółki bez pieczęci kwalifikowanej).
Kto powinien złożyć formularz
Przede wszystkim podatnicy niebędący osobami fizycznymi, którzy nie posiadają pieczęci elektronicznej. Formularz ZAW-FA powinny złożyć również te podmioty, które posiadają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, ale nie zawiera ona numeru NIP.
Dlaczego to jest ważne
Złożenie ZAW-FA pozwala na:
⦁    Wyznaczenie pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF w imieniu firmy tzw. superadministratora.
⦁    Uzyskanie pełnego dostępu do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych a także nadawania dalszych uprawnień.
Jak złożyć zawiadomienie
Formularz należy złożyć:
⦁    w formie elektronicznej za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego albo poprzez e-Doręczenia, lub
⦁    w formie papierowej do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego.
Składanie formularza ZAW-FA przez e-Urząd Skarbowy
1.    Wypełnienie formularza
⦁    Pobierz formularz ZAW-FA w formacie PDF z oficjalnej strony ⦁    podatki.gov.pl - Formularze.
⦁    Wypełnij formularz, podając wszystkie wymagane informacje, takie jak dane identyfikacyjne oraz informacje dotyczące kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeśli jest to konieczne.
2.    Podpisanie formularza
⦁    Formularz ZAW-FA musi być podpisany elektronicznie (możesz użyć Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, pamiętając, że w imieniu spółki zawiadomienie mogą podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym wyłącznie osoby uprawnione do jej reprezentacji w liczbie wymaganej dla danego podmiotu).
3.    Złożenie formularza przez e-Urząd Skarbowy
⦁    Zaloguj się do platformy e-Urząd Skarbowy.
⦁    Utwórz Pismo Ogólne do Urzędu Skarbowego, dołączając podpisany dokument jako załącznik.
⦁    Wyślij Pismo Ogólne z załącznikiem za pośrednictwem ⦁    e-Urząd Skarbowy.
 
Uwaga: od 1 stycznia 2026 r. zawiadomienie ZAW-FA składane przez ePUAP do urzędów skarbowych nie będzie uznawane za skutecznie doręczone. Ma to związek ze zmianą w przepisach dotyczących składania pism w formie elektronicznej.
Nie czekaj na ostatnią chwilę – złóż zawiadomienie ZAW-FA wcześniej.
Więcej informacji znajdziesz na stronie Krajowy System e-Faktur (KSeF).